Hem  ›  0. Guider  ›  Importera kontakter – Genomgång

Importera kontakter – Genomgång

Taggar: , , ,

I avsnittet ”Importera” klistrar du in själva kontakterna och bestämmer hur information som redan finns i verktyget ska hanteras.

Nedan ser du en videoinstruktion där vi går igenom en import från Microsoft Excel.

Kontakter

Här klistrar du in dina kontakter. Du kan klistra in dem direkt från Excel eller, om du har kontakterna lagrade i ett e-postprogram till exempel, exportera dem till en CSV-fil (se mer om CSV nedan) och kopiera dem därifrån.

Tänk på att du får ha max en kontakt per rad (exporterar du som CSV så blir det automatiskt en kontakt per rad).

Varje rad måste innehålla kontaktens e-postadress men kan också innehålla för- och efternamn, t.ex. (rad 1) ”pamira.johnson@example.com, Pamira, Johnson”, (rad 2) ”edgar.rosen@example.com, Edgar, Rosén”, och så vidare. Har du lagt till egna attribut så kan du också ha med dem på raden, t.ex. ”annie.torsson@example.com, Annie, Torsson, Företaget AB”.

Informationens ordning

Ordningen på informationen spelar ingen roll, så länge den är densamma för alla kontakter. I nästa steg får du välja vad som är e-postadress, förnamn och efternamn (och eventuella attribut).

Alla kontakter måste inte ha all information, men alla rader måste innehålla lika många fält/kolumner (exporterar du som CSV så blir det automatiskt lika många fält per rad). Saknar till exempel kontakt nummer två ovan för- och efternamn så ser raden istället ut såhär: ”edgar.rosen@example.com, , ”.

Däremot måste första kontakten ha all information, annars kan du inte välja ordningen på informationen i nästa steg eftersom värdena för den första kontakten används som exempelvärden.

Vad är CSV?

CSV står för ”comma-separated values” och är en lista där värdena på varje rad separeras med kommatecken. Filformatet har funnits länge och är därför vanligt på alla datorplattformar. Det brukar vara väldigt enkelt att exportera dina kontakter från e-postprogram eller datablad (exempelvis Excel) till CSV. Sedan ska det inte vara några problem att importera dem till ditt konto på Get a Newsletter.

Fälten behöver dock inte vara separerade med kommatecken, det går lika bra med tabb-tecken (så som i Excel) eller semikolon.

Extra information

När du importerar kontakter kan det hända att några av dem redan finns bland dina kontakter. Här får du välja vad du vill ska hända då. Det finns tre alternativ:

Töm kontakternas information och ersätt med den importerade

De existerande för- och efternamnen (och eventuella extra attribut) raderas och ersätts med de nya. Undantaget är då fältet över huvud taget inte anges i steg 2 – ”Koppla värden”; då påverkas inte de existerande värdena. Om du till exempel bara importerar e-postadress och förnamn, så påverkas inte efternamnet.

Uppdatera kontakternas matchande information med den importerade

Om kontakten har viss information, till exempel förnamn, så uppdateras det vid importen om det finns i den importerade informationen.

Exempel 1: Kontakten pamira.johnson@example.com har redan för- och efternamn angivna (”Pamira” respektive ”Johnson”) och du importerar "pamira.johnson@example.com, Pamira, Ek", d.v.s. samma kontakt men med nytt efternamn. Då blir efternamnet efter importen ”Ek”.

Exempel 2: Kontakten samir@example.com har bara förnamn angivet (”Samir”) och du importerar "samir@example.com, Samir, Cavalli", så fylls kontaktinformationen på med efternamnet.

Exempel 3: Kontakten annie.torsson@example.com har redan för- och efternamn angivna (”Annie” respektive ”Torsson”) och du importerar "annie.torsson@example.com, , Jaliff", d.v.s. samma kontakt men utan förnamn och med nytt efternamn. Då lämnas det existerande förnamnet som det är medan efternamnet byts ut mot det nya (kontakten ser då ut så här: ”annie.torsson@example.com, Annie, Jaliff”).

Lämna kontakternas information som den var innan importen

Bara nya kontakter läggs till. Information för gamla kontakter påverkas inte.

Prenumerationer/Lista

Under ”Lista” anger du vilken lista (vilket nyhetsbrev) du vill att kontakterna ska prenumerera på.

Om du vill att kontakterna ska prenumerera på flera listor kan du göra om importen och välja en annan lista, eller så kan du gå in på fliken ”Prenumerationer” och lägga till dem där. Prenumerationerna påverkas inte av vad du har valt under ”Extra information”, utan det gäller som sagt endast förnamn, efternamn och eventuella attribut.

Nästa steg

När du är klar klickar du på ”Gå till steg 2”.

Koppla värden

Här anger du vad i den importerade informationen som är e-postadress, förnamn och efternamn (och eventuella extra attribut).

Du måste ange vilket fält som är e-postadress, övriga fält är valfria. De fält du inte kopplar till något värde (d.v.s. de du lämnar som ”———”) läggs inte till i kontaktlistan; värdena för de kontakter du redan har ändras inte heller för de fälten.

Värden som saknas

Om du saknar något val i listan över värden, t.ex. förnamnet, så beror det förmodligen på att första kontakten i listan saknar det värdet. Prova då att lägga en annan kontakt först i listan istället, någon som har alla värden ifyllda (e-postadress, förnamn, efternamn och eventuella extra attribut).

Nästa steg

När du är klar klickar du på ”Slutför importen” så importeras kontakterna.

När importen är klar kommer du till nästa sida som visar en sammanfattning av hur många nya kontakter som skapades, hur många som uppdaterades samt hur många nya prenumerationer som skapades (om någon av kontakterna som importerades redan prenumererade på den angivna listan så skapas ju ingen ny prenumeration där, den kontakten får då heller inget nytt bekräftelsemail*). Om det uppstod några fel under importen så visas de också (t.ex. felformaterade e-postadresser eller kontakter med för få fält).

* Med två undantag: om kontakten (1) redan har avslutat prenumerationen eller (2) inte har bekräftat prenumerationen än så skickas ett nytt bekräftelsemail.

På sidan ”Importera kontakter (sammanfattning)” visas en sammanfattning av den kontaktimport du just gjorde.

Sammanfattning

I avsnittet ”Sammanfattning” visas:

  • Hur många nya kontakter som lades till
  • Hur många existerande kontakter som uppdaterades(d.v.s. som fick nya förnamn, efternamn och/eller attribut*)
  • Hur många nya prenumerationer som skapades

* …om du har lagt till extra attribut.

Länken ”Gå till mina kontakter.” tar dig tillbaka till kontaktöversikten.

Fel

I avsnittet ”Fel” visas de eventuella fel som uppstod vid importen (t.ex. en felformaterad e-postadress). Uppstod det inga fel visas avsnittet inte alls. Nedan listas alla fel som kan uppstå.

För få värden

”För få värden” innebär att kontakten saknar vissa fält. Det gör inget om värdet, t.ex. förnamnet, ”saknas” i vanlig mening, d.v.s. att fältet är tomt – men finns det inte ens angivet att det kan finnas ett värde där så visas felet ”För få värden”.

Varför uppstod felet?

Har du skrivit in kontakterna manuellt så har du förmodligen glömt att sätta ut kommatecken mellan tomma värden. Har du kopierat från en CSV-fil kan det hända att du missade något fält eller skiljetecken (ett komma, en tabb eller ett semikolon) i början eller på slutet. Rätta till felet och importera kontakten igen.

Ogiltig e-postadress

”Ogiltig e-postadress” innebär att e-postadressen t.ex. saknar snabel-a eller toppdomän (t.ex. ”.com” eller ”.se”). I så fall importeras inte den kontakten. Rätta till e-postadressen i din lista och importera kontakten igen.

För lång e-postadress

”För lång e-postadress” innebär att e-postadressen är längre än 250 tecken. I så fall så importeras inte kontakten. Kontrollera att e-postadressen verkligen är korrekt (få e-postadresser, om någon, är så långa).

Förnamnet var för långt

”Förnamnet var för långt och klipptes därför vid 50 tecken.” innebär att förnamnet var längre än 50 tecken. Kontakten importeras ändå men bara de 50 första tecknen i förnamnet används, resten togs bort.

Efternamnet var för långt

”Efternamnet var för långt och klipptes därför vid 50 tecken.” innebär att efternamnet var längre än 50 tecken. Kontakten importeras ändå men bara de 50 första tecknen i efternamnet används, resten togs bort.

Attributet X var för långt

”Attributet [attributets namn] var för långt och klipptes därför vid 250 tecken.” innebär att värdet på det angivna attributet var längre än 250 tecken. Kontakten importeras ändå men bara de 250 första tecknen i attributet används, resten togs bort.